Teknikken bag

Lige fra starten var det vigtigt for execute.dk at skabe et teknisk system, som kunne fungere dels som rekrutterings- og administrationsværktøj og dels som kommunikationskanal til alle ansøgerne. Dette tekniske system blev en væsentlig faktor for den succesfulde opgaveudførelsen under COP15.

COP15-hjemmesiden kom således til at fungere som administrativt knudepunkt gennem hele forløbet. Siden blev designet og kom op at køre i den såkaldte ’stand still’ periode på 10 dage, inden aftalen med Udenrigsministeriet blev underskrevet, og var således klar allerede til den 23. juni 2009, hvor execute.dk startede sit samarbejde med Udenrigsministeriet.

Hjemmesiden skulle i første omgang fungere som rekrutteringsværktøj med al relevant information til potentielle kandidater, der ønskede at søge de opslåede stillinger. execute.dk kunne tilgå alle ansøgerne via hjemmesiden, som derved var med til at sikre, at alle kandidater blev scoret i det opgavetilpassede system. Fokus her var specifikke kompetencer hos de ca. 2.000 kandidater som søgte på stillingerne, og systemet gjorde det muligt for teamet at vurdere kandidater på en overskuelig måde.

Medarbejderne blev registreret i execute.dk’s lønsystem ved deres ansættelse i oktober, og under konferencen blev alle timer og tillæg dagligt registreret og verificeret elektronisk. Det betød, at alt var klar i databasesystemet, da lønnen skulle udbetales sidst i december, og risikoen for fejl var minimeret.

Udenrigsministeriets interne medarbejdere blev også lagt ind i databasen, så hele arbejdsstyrken var samlet ét sted, hvilket gjorde det muligt at lave vagtplaner for alle i samme system.

Derudover var systemet sat op til at kunne sende beskeder til medarbejders mails, og da det skulle gå rigtig stærkt blev et sms-system koblet på. På denne måde kunne vi hurtigt kommunikere til mange kandidater og specifikke medarbejdere.