Processen

Efter samarbejdsaftalen med Udenrigsministeriet var underskrevet, var første skridt at fastlægge, hvem medarbejdermålgruppen var, således at vi bedst muligt kunne udforme en annonceringskampagne, der rettede sig mod målgruppen. execute.dk understregede i annonceringskampagnen vigtigheden af stillingerne, og på den måde blev den størst mulige interesse for stillingerne skabt. Kampagnen tog udgangspunkt i execute.dk’s COP15-hjemmeside, som indeholdt specifikke stillingsbeskrivelser, samt generel information om COP15. Hvis man ønskede at ansøge, skete dette også direkte via hjemmesiden, hvilket betød, at kandidaterne blev direkte registreret i execute.dk’s COP15-database.

For at opnå en så præcis og målrettet kampagne som muligt henvendte vi os primært til udvalgte kandidater fra vores egen database og gennem vores netværk af bl.a. uddannelsesinstitutioner og lignende. Egentlige jobannoncer brugte vi kun i meget begrænset omfang og formålet med dette var primært generel markedsføring.

execute.dk fandt det urentabelt at interviewe de enkelte kandidater alene, dels på grund af det ressourcemæssige forbrug og dels af kvalitetsmæssige årsager. Da medarbejderne skulle indgå og virke i større grupper under arbejdet ved COP15, var det mere hensigtsmæssigt at afholde gruppeinterviews i grupper af omkring 6 kandidater af gangen. Herved havde de rekrutteringsansvarlige mulighed for at afprøve kandidaternes evne til at begå sig i en større gruppe og finde dem, der var bedst til at fremhæve deres kvaliteter. execute.dk benyttede en meget effektiv og succesfuld rekrutteringsteknik, der bl.a. bestod af relevante rollespil indeholdende sprog- og vidensafklaring omkring klimakonferencen. Samtalerne kørte i ca. 6 uger fra primo august til medio september.

Efter alle interviewene var gennemført, kom udvælgelsesprocessen. Her var databasesystemet til god hjælp, da dette var designet til automatisk at kunne udvælge de egnede kandidater, på baggrund af interviewerens kommentarer og vurderinger.

De udvalgte kandidater blev præsenteret for Udenrigsministeriet den 1. oktober 2009.

En særlig gruppe af de allerede ansatte medarbejdere, der havde skilt sig ud under gruppeinterviewene, blev indkaldt til endnu en samtale. Denne samtale var personlig, dvs. en-til-en, og havde først og fremmest fokus på medarbejdernes baggrund og interesse for ledelse og koordinering af store medarbejdergrupper. Målet med disse samtaler var at finde frem til de 10 teamledere, også kaldet D’ere, der skulle have et mere overordnet ansvar for grupper af medarbejdere i fx lufthavnen, på hotellerne og i Bella Center.

Da kandidaterne var blevet udvalgt, fulgte et forløb, hvor de skulle sikkerhedsgodkendes af PET og gennemgå en yderligere screening hos Udenrigsministeriet. Herefter blev der afholdt et introforløb, der var obligatorisk for medarbejderne, og som skulle ruste dem til deres arbejde under COP15.

Du kan læse mere om de kandidater, vi søgte, under punktet ’profiler’.

Efter konferencen fandt execute.dk det vigtigt at evaluere projektet og udformede derfor spørgeskemaer til alle medarbejdere. Resultatet af evalueringen kan du læse mere om under punktet ’evaluering’.